Ventiler automatiquement ses messages

La ventilation automatique des nouveaux messages dans les dossiers concernés passe par la réalisation de règles de message.

L'exemple ci-dessous présente un tri automatique des messages pour la liste Ecogest où chaque message doit être posté avec un code de rubrique dans l'objet du message, code choisi en fonction du sujet abordé dans le message.

Les codes pour cette liste sont les suivants :

[cf] : comptabilité et finance d'entreprise, gestion comptable
[com] : communication
[dt] : droit
[éco] : économie générale
[mage] : management des organisations, économie d'entreprise en BTS
[mark] : marketing, gestion commerciale
[métier] : le métier d'enseignant (progression pédagogique, référentiel, formation continue des enseignants, préparation aux concours, mutations, etc.), concours « entreprises cadettes », taxe d'apprentissage, divers (enseignements dispensés dans divers BTS tertiaires très spécialisés relativement peu nombreux - ex : tourisme, assurances, banque, etc.)
[rh] :  gestion des ressources humaines, gestion administrative
[si] : réseaux informatiques, communication électronique, systèmes d'information, bases de données, gestion des systèmes d'information
[tic] :  technologies de l'information et de la communication et pédagogie, outils bureautiques, etc.

Avant la mise en place de la filière STG, le code [Adcm] regroupait  les messages relatifs à l'organisation administrative et à la communication.  L'exemple ci-dessous s'appuie sur cet ancien code.

Le principe exposé peut être facilement transposé : il suffit de créer une règle de gestion pour chaque code de la liste actuelle, ce code étant un "mot spécifique".
 
Menu Outils, commandes Règles de message, Courrier...
   
Cocher Lorsque la ligne De contient des personnes pour permettre la prise en compte de l'adresse de l'émetteur du message.

Cocher Lorsque la ligne Objet contient des mots spécifiques pour permettre la prise en compte des préfixes indiquant la nature du message.
   
Cocher Le déplacer  vers le dossier spécifié pour que le message soit automatiquement stocké dans le dossier adéquat.
   
Cliquer sur le lien hypertexte contient des personnes pour spécifier l'adresse de l'émetteur.
   
Saisir l'adresse électronique de la liste de diffusion Ecogest puis cliquer sur le bouton Ajouter.
   
Cliquer sur le bouton Ok.

Remarque : il est possible d'éviter la saisie de l'adresse électronique de l'émetteur en la sélectionnant dans le carnet d'adresses.

   
Par défaut, Outlook Express applique la règle si tous les critères définis sont réunis. Il traduit cela par le "et".

Remarque : il est possible de le configurer pour qu'il applique la règle si au minimum un des critères est respecté. Dans ce cas, il traduira cela par le "ou".

   
Cliquer sur le lien hypertexte contient des mots spécifiques pour spécifier les critères de la ligne Objet.

Saisir [Adcm] puis cliquer sur le bouton Ajouter.

Remarque : les préfixes indiquant la nature du message sur ecogest sont entre crochets.

   
Cliquer sur le lien hypertexte spécifié pour sélectionner le dossier de destination du message. Dans le cas présent, il s'agit dossier Adcm. Cliquer sur le bouton OK.
   
Donner un nom à la règle puis cliquer sur le bouton Ok.

Remarque : L'utilisation d'un nom significatif simplifie la gestion des règles de message.

   
La règle apparaît dans la liste des règles et est active.

Pour désactiver temporairement une règle, il suffit de la décocher.

 
Tous les nouveaux messages que vous recevrez de la liste ecogest concernant la gestion administrative et commerciale (c'est à dire dont l'objet contient la séquence de texte [adcm]) seront automatiquement stockés dans le dossier ecogest, Adcm de la boîte de réception.
 
Il reste maintenant à reproduire la manipulation pour créer les autres règles de gestion des messages, notamment pour ceux en provenance d'Ecogest.